WORLD CAFÉ
Résumé de la pratique
Inviter les participants à faire émerger des propositions en groupes de 4/5 personnes autour d'une table puis à les faire changer de table régulièrement afin de venir compléter les idées des uns avec celles des autres.
Déroulé de l'atelier
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Préparation
Définir la ou les questions à poser. On proposera une question ou une thématique par table.
Définir le nombre d'itérations et la durée des echanges pour chaque itération.
Chaque itération ne devrait pas prendre plus de 25'
Préparer ensuite chaque table avec des crayons-feutres, des post-it, des feuilles A3, des post-its.
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Présenter le principe du World Café - 10 '
Inviter les participants à s’asseoir aux tables en groupes de 4 ou 5.
Faire en sorte que les participants qui se connaissent bien ou qui travaillent dans le même service ne se retrouvent pas sur une même table.
Demander pour chaque table que l'on nomme un maître de table,les autres participants seront les ambassadeurs.
Seuls les abassadeurs changent de table tandis que le maître de table reste à sa place afin d'animer et faire la synthèse.
Exposer la ou les questions que vous avez préparées en les affichant à un endroit de la salle visible par tous.
Expliquer qu'il y aura par exemple 3 itérations de 15' et qu'à chaque itération tous les ambassadeurs changeront de table.
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Echanges - Itération entre 15 et 25'
Pendant l’itération, inciter les groupes à participer et communiquer leurs idées par oral et par écrit (schéma, dessin, mind mapping...)
5 minutes avant la fin de l’itération, indiquer le temps restant.
A la fin de l’itération, inviter les ambassadeurs à passer vers une autre table.
Demander au maître de table de faire une « mini synthèse » (1 minute) des échanges aux nouveaux ambassadeurs
Faire de même pour les itérations suivantes
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Synthèse 5’ max par table
Les itérations terminées, inviter les maîtres de table à prendre la parole et faire ressortir les principales idées.
Noter les idées sur un paper board si besoin ou mieux filmez les interventions !
Récupérer les feuilles sur les tables afin de les utiliser pour un compte rendu par exemple.
Astuce:
Les itérations:
Eviter de prévoir plus de 3 itérations sur une même question, car les échanges risques d'être moins interessants ou répétitifs
Changement de table
Pour éviter que tous les ambassadeurs de l'itération précédente se retrouvent tous sur une même table, vous pouvez préparer des étiquettes individualisées pour chaque ambassadeur décrivant une séquence de déplacement:
par exemple : Itération 1 - Table 1 ; Itération 2- Table 3 ; Itération 3- Table 5
La questionLes questions doivent être ouvertes et motivantes pour le groupe
Plutôt que de poser la question 'Êtes-vous d'accord que les réunions hebdomadaires sont une perte de temps ?', il serait préférable de demander : 'Comment pourrions-nous rendre les réunions hebdomadaires plus efficaces et plus valorisantes pour chaque membre de l'équipe ?
Le rôle du maître de table
Son rôle est primordial car il aide à initier et à stimuler les échanges entre les participants. Il doit pouvoir retranscrire et synthétiser les échanges (mind mapping, schéma, dessin...)
Il doit pouvoir résumer les échanges qui ont eu lieu lors de l'itération précedente. Il a donc un rôle moteur et doit etre motivé par la question traitée.
L'ambiance
Le World Café est une activité qui se veut informelle comme si les participants se trouvaient dans un café. La convivialité du lieu est donc importante.
Éviter si possible les tours de parole.
Le support de discussion
A la place de feuilles de papier, vous pouvez disposer une nappe de papier recouvrant totalement la table.
Vous pouvez également utiliser des tableaux blancs ou des post-it géant pour chaque table, dans ce cas les participants peuvent être debout.
Point de vigilance:
Pièges à éviter
- Faire trop d'itérations
- Ne pas expliquer suffisamment aux maîtres de table leur rôle.
- Ne pas faire la synthèse à la fin des itérations
Il ne s'agit pas ici de prendre des décisions mais bien de générer des idées sur un sujet donné
Juanita Brown, David Isaacs (Shaping Our Futures Through Conversations That Matters.)
Objectif
Faire émerger des idées concrètes partagées par tous en s'appuyant sur l'intelligence collective.
Valeur ajoutée
Basé sur le principe de pollinisation des idées, pratique phare de l'intelligence collective !
Matériel
- Tables
- Feutres
- Papier A3
- Post-it
- Flipchart si besoin (un par table)
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